Dijital doküman yönetimi, kuruluşlarda oluşan elektronik belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir süreçtir. Günümüzde işletmelerin hızla dijitalleşmesiyle birlikte, dijital doküman yönetimi büyük bir önem kazanmıştır. Bu makalede, dijital doküman yönetimi kavramını ve nasıl yürütüldüğünü ayrıntılı bir şekilde ele alacağız.
Basitçe ifade etmek gerekirse, bir dijital doküman yönetim sistemi, otomatik bir yazılım çözümüdür. İş dosyalarınızı ve görevleri organize etmek, güvenceye almak, dijitalleştirmek, etiketlemek, onaylamak ve tamamlamak için kullanılır. Çoğu belge yönetim sistemi verilerini bulutta depolamasına rağmen dijital doküman yönetimi bulut depolamadan çok daha fazlasını yapar.
Dijital doküman yönetimi, kuruluşların dijital ortamda oluşturulan belgeleri etkin bir şekilde yönetmelerini sağlayan bir süreçtir. Bu süreç, dijital belgelerin oluşturulmasından itibaren takip edilerek doğru şekilde saklanması, arşivlenmesi, erişimi ve kullanımıyla ilgilenir.
Dijital doküman yönetimi, kuruluşların günlük faaliyetlerinde önemli bir rol oynar. Doğru ve etkin bir dijital doküman yönetimi sistemi, aşağıdaki avantajları sağlar:
Dijital doküman yönetimi ile alan, maliyet ve zamandan tasarruf eder, güvenlik açıklarından kaynaklanan sorunların önüne geçersiniz. Ayrıca ister büyük ister orta ölçekli olsun tüm firmalara uyarlanabilir olmasından faydalanabilirsiniz. Faydalardan detaylı bahsetmemiz gerekirse;
Eskiden her işletme, şirket belgelerini ve kayıtlarını geleneksel bir kağıt tabanlı dosyalama sisteminde yönetirdi. Dezavantajı ise tüm dosyaları korumak için çok fazla depolama alanı gerektirmesiydi. Dijital doküman yönetimi sayesinde alanınızı verimli kullanmak mümkün hale geldi. Belgeler için fazladan depolama alanı ayırılması gerekmediğinden alandan tasarruf etmenizi sağladı. Bulut dijital doküman yönetimine geçiş fiziksel alan ihtiyacını ortadan kaldırır.
Kağıtsız bir ortama geçiş yapmak ve bir dijital doküman yönetim sistemi yazılımı kullanmak, herhangi bir şirket için maliyette farklar yaratabilir.
Üretkenlik kaybını en aza indirerek zamanın daha verimli kullanılmasına yardımcı olan dijital doküman yönetimi sistemleri evrak işlerinden kaynaklanan zaman kayıplarını en aza indirir.
Dijital doküman yönetimi hayati ve gizli bilgileri içeren belgeler için yüksek düzeyde güvenlik sağlar.
Dijital doküman yönetimi birçok sektörden firmaya kolaylık uyum sağlayabilir.
Dijital doküman yönetimi çalışanların tüm bilgilere tek bir yerden erişmesini sağlar ve internet bağlantısı ile dünyanın her yerinden ulaşılabilir.
Dijital doküman yönetimi sadece işinizi kolaylaştırmaya yaramaz. Ayrıca kağıt tüketimini azaltmaya da yardımcı olur. Ortalama bir ofis çalışanının bir yılda yaklaşık 10.000 sayfa kağıt kullandığını biliyor muydunuz?
Kuruluşlarda bir günde belge yazdırmak için kullanılan sayfa sayısı çok fazladır. Ancak elektronik belge sisteminin uygulanmasıyla bu sayı büyük ölçüde değiştirilebilir. Belgelerin gereksiz yazdırılmasını önlemeye yardımcı olur.
Aynı basılı belgenin birden çok kopyası oluşturulduğunda, konumunu ve üzerinde yapılan güncellemeleri takip etmek zor olabilir. Ancak elektronik bir belge yönetim yazılımı kullanılarak bilgiler otomatik olarak yönetilebilir. Örneğin, bir kuruluş fatura işlemeyi ve ödemeleri otomatikleştirerek maliyetleri azaltabilir ve isteğe bağlı harcamaları daha iyi yönetebilir.
En temelde kuruluşunuza giren ve çıkan tüm evrak işleri için bir merkezdir. Bu tür belgeler; müşteri sözleşmelerinden, faturalardan, ekibin her üyesi tarafından doldurulan günlük zaman çizelgelerine kadar çeşitlilik gösterir. Tüm dosyaları tek bir çatı altında barındırsa bile dijital doküman yönetimi kuruluşların farklı ihtiyaçları için katmanlı depolama seviyeleri sunar.
Dijital doküman yönetimi, belgeleri depolamanın yanı sıra hem dijital hem de fiziksel belgelerin yakalama işlemlerini de otomatikleştirir.
Dijital bilgileri yakalamak oldukça basittir. Dijital doküman yönetimi, saklanmak üzere olan gelen belgeleri çoğaltır. Daha sonra bu tür dosyaları daha uygun dosya biçimlerine dönüştürür.
Bir belgeyi yakaladıktan sonra, dijital doküman yönetimi hem dijital hem de fiziksel belgeler için meta veriler oluşturur. Oluşturulma tarihi, son düzenlemelerin tarihi gibi bireysel veriler için diğer tanımlayıcı bilgileri verir. Bir dijital doküman yönetimi ayrıca otomatik olarak oluşturduğu hiyerarşik bir yapıya dayalı olarak indeksleme yapar. Belgeler için sıralı dosya adları bir dizi içinde oluşturulur (örneğin, File001, File002, vb.).
Klasör ağaçları oluşturma sürecini kolaylaştırır. Oluşturulan meta verilere bakmak, belirli bir kategoriye veya etiketlere uyan yaygın veya yakın zamanda kullanılan belgelere kolayca erişmenizi sağlar.
Dosyalarınız iyi bir şekilde düzenlenip depolandığında, onları bulmak ve kullanmak için almak çok daha kolay olacaktır. Çoğu dijital doküman yönetimi uygulaması bunu, sezgisel bir Kullanıcı Arayüzü (UI) ile kullanıcı dostu göz atma ve arama işlevleri sağlayarak yapar.
Dijital doküman yönetimi yazılımı belirli belgelere kimlerin erişebileceğini kontrol etmenizi sağlar. Bu sayede kuruluşunuza giren ve çıkan tüm belgelerin herkes tarafından görülmesinin önüne geçilmektedir.
Tek tek dosyalar ve belirli bir kriteri karşılayan dosyalar için izinlerin ayarlanması çok daha kolay hale gelmektedir. Bu durum bireylerin belirli bir belgede değişiklik yapmasına izin verirken, bazılarının onu hiç göremeyebileceği anlamına gelebilir.
Dijital doküman yönetimi süreci, dijital belgelerin oluşturulması, saklanması, işlenmesi ve yönetilmesi aşamalarını içerir.
Dijital doküman yönetimi sürecinin ilk adımı, belgelerin dijital ortamda oluşturulmasıdır. Bu aşamada, belgelerin doğru şekilde düzenlenmesi, standartlara uygun olarak adlandırılması ve sınıflandırılması önemlidir.
Dijital belgelerin doğru şekilde saklanması ve arşivlenmesi, dijital doküman yönetimi sürecinin temel bir parçasıdır. Bu aşamada, belgelerin güvenli bir şekilde depolanması, sınıflandırılması ve etiketlenmesi gerekmektedir.
Dijital doküman yönetimi sürecinde dijital belgelerin işlenmesi ve dijitalleştirilmesi önemlidir. Bu aşamada, belgelerin taranması, optik karakter tanıma (OCR) teknolojisiyle metin haline getirilmesi ve elektronik ortamda saklanması, belgelerin erişilebilirliğini ve arama kolaylığını artırır.
Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için dijital doküman yönetim sistemleri kullanılır. Bu sistemler, dijital belge takibi, sınıflandırma, arşivleme, erişim kontrolü ve raporlama gibi işlevleri destekler. Birçok organizasyon, özel yazılımlar veya bulut tabanlı hizmetler aracılığıyla dijital doküman yönetim sistemleri kullanmaktadır.
Dijital doküman yönetimi sürecinde kullanılan elektronik belge formatları çeşitlilik gösterir. Bu formatlar, belgelerin doğru şekilde depolanması, erişimi ve paylaşımı için önemlidir. Bazı yaygın kullanılan elektronik belge formatları şunlardır:
Dijital doküman yönetimi sürecini desteklemek için birçok yazılım ve araç bulunmaktadır. Bu yazılımlar, belgelerin yönetimi, arşivlenmesi, erişimi ve işlenmesi gibi işlevleri destekler. Bazı popüler dijital doküman yönetimi yazılımları şunlardır:
Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için aşağıdaki en iyi uygulamalar göz önünde bulundurulmalıdır:
Dijital doküman yönetimi, veri güvenliği açısından önemli bir rol oynar. Dijital belgelerin güvenli bir şekilde saklanması, yetkisiz erişimi ve veri kaybını önlemeye yardımcı olur. Veri güvenliği için aşağıdaki önlemler alınmalıdır:
Dijital doküman yönetimi süreci, kuruluşların yasal gerekliliklere uyum sağlamasına yardımcı olur. Elektronik belgelerin saklama süreleri ve gereksinimleri, belirli sektörlerde veya ülkelerde farklılık gösterebilir. Yasal uyumluluğu sağlamak için aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:
Dijital doküman yönetimi süreci, kuruluşlar için birçok avantaj sağlar. Bu avantajlardan bazıları şunlardır:
Dijital doküman yönetimi sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi, iş verimliliğini artırır. Dijital belgelerin düzenli olarak sınıflandırılması ve kolayca erişilebilir olması, çalışanların zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olur. Aynı zamanda, dijital belgelerin hızlı bir şekilde işlenmesi ve paylaşılması, iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar.
Dijital doküman yönetimi, iş sürekliliği için önemli bir unsurdur. Dijital belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi ve güvenli bir şekilde saklanması, veri kaybını önler ve iş sürekliliğini sağlar. Ayrıca, felaket durumlarında veya acil durumlarda dijital belgelere hızlı bir şekilde erişebilme yeteneği, iş sürekliliğini destekler.
Dijital doküman yönetimi, kuruluşlar için maliyet tasarrufu sağlar. Fiziksel belgelerin depolanması, basılması ve dağıtılması gibi maliyetler ortadan kalkar. Ayrıca, dijital belgelerin elektronik ortamda saklanması ve paylaşılması, kağıt tüketimini azaltır ve çevreye olan etkiyi azaltır.
Dijital doküman yönetimi, işbirliğini güçlendirir. Dijital belgelerin paylaşılması ve işlenmesi, çalışanların birlikte çalışmasını kolaylaştırır. Aynı belge üzerinde eşzamanlı çalışma, işbirliğini artırır ve verimliliği artırır.
Bulut teknolojisi, dijital doküman yönetimi sürecini kolaylaştıran bir araçtır. Bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri, belgelerin güvenli bir şekilde depolanmasını, erişimini ve işlenmesini sağlar. Bulut tabanlı çözümler, farklı cihazlardan erişimi kolaylaştırır ve işbirliğini destekler. Ayrıca, veri yedeklemesi ve güvenlik önlemleri gibi konular da bulut tabanlı doküman yönetim sistemleri tarafından yönetilir.
Dijital doküman yönetimi sürekli olarak gelişen bir alandır ve gelecekte aşağıdaki trendlerin öne çıkması beklenmektedir:
Sonuç olarak, dijital doküman yönetimi, kuruluşların dijital ortamda oluşan belgeleri etkin bir şekilde yönetmesini sağlayan önemli bir süreçtir. Doğru dijital doküman yönetimi, iş verimliliğini artırır, işbirliğini güçlendirir, veri güvenliğini sağlar ve maliyetleri azaltır. Gelecekte yapay zeka, blockchain teknolojisi, büyük veri analitiği, mobil uygulamalar ve IoT gibi trendlerin dijital doküman yönetimi süreçlerini daha da geliştireceği öngörülmektedir.
Dijital dokümanları organize etmek için bir dosya ve klasör yapısı oluşturabilirsiniz. İlgili belgeleri kategorilere ayırabilir, etiketler veya anahtar kelimeler ekleyebilir, düzgün dosya adları kullanabilir ve arşivleme yöntemlerini uygulayabilirsiniz.
Dijital doküman yönetimi için bir dizi araç mevcuttur. Bunlar, elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS), içerik yönetim sistemleri (CMS), bulut depolama hizmetleri, veritabanları ve diğer özel yazılımlar olabilir.
Dijital doküman yönetimi stratejisi oluştururken aşağıdaki faktörleri dikkate almalısınız:
Dijital dokümanların güvenliği için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
Dijital doküman yönetimi sürecinde dikkate almanız gereken yasal düzenlemeler şunları içerebilir:
Dijital dokümanlarınızı yedeklemek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
Dijital dokümanları erişilebilir hale getirmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
Dijital doküman yönetimi stratejilerinde veri güvenliğini sağlamak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:
Dijital doküman yönetimi sürecinde veri analitiği yöntemlerini kullanarak aşağıdaki bilgileri elde edebilirsiniz:
Dijital dokümanların düzenli olarak gözden geçirilmesi önemlidir çünkü:
Dijital dokümanların doğru biçimde depolanması için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:
Doxagon Doküman Yönetim Sistemi
BIS Çözüm ve REISSWOLF Türkiye
ortak girişimidir.
0850 242 06 75
info@doxagon.com
BIS Çözüm & REISWOLF Türkiye Ortak Girişimidir.
Doxagon © 2023 | Tüm Hakları Saklıdır
Doxagon'u 15 günlük ücretsiz deneme ile keşfedin! Belgelerinizi yükleyin ve kolayca yönetin!